Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l’économie sociale et solidaire et de l’intérêt général recrute un.e Administrateur.trice des ventes en CDD pour son client La Fabrique de la Logistique.

Afin que votre candidature soit prise en compte merci de postuler directement via le lien de l'offre : https://offres-emploi.orientationdurable.com/front-jobs-detail.html?id_job=1044&id_origin=10

Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :

• A une expérience d’au moins 5 ans en administration des ventes
• Est intéressé par la gestion administrative, la coordination RH et comptable
• A de solides capacités d’organisation et de priorisation
• Est sensible aux enjeux de la transition écologique

CONTEXTE DU RECRUTEMENT

Marguerite est un Programme CEE (Certificats d’Économies d’Energie) piloté par le Ministère de la Transition Écologique, porté par La Fabrique de la Logistique, en partenariat avec CMA France et l’Association des CCI Métropolitaines (ACCIM).

Son objectif : Aider les artisans et commerçants, détenteurs d'un véhicule thermique à s'en affranchir partiellement ou totalement en externalisant la part logistique de leur activité. Pour ce faire, le Programme constitue des catalogues de solutions territoriaux et propose à cette cible d'en essayer les services en bénéficiant d'une incitation financière dans le but qu'ils en pérennisent ensuite l'usage à leurs propres frais.

Le projet est déployé dans 6 territoires démonstrateurs, pour un budget de 12M€. L’équipe centrale de la Fabrique de la Logistique est composée de 9 personnes : un directeur de programme, quatre chef.fe.s de projet, deux ingénieur.e.s d’étude, un chargé de communication et une alternante communication. Cette équipe travaille en étroite coopération avec 12 coordinateurs territoriaux répartis sur les Chambres de Commerce et d’’Industrie (CCI) et les Chambres de Métiers et de l'Artisanat (CMA) des 6 territoires démonstrateurs.

Plus d’infos ici : https://www.lafabriquedelalogistique.fr/marguerite/

Après avoir structuré son offre de service, le Programme Marguerite est passé à l’été 2025 en phase de déploiement opérationnel. De ce fait, nombre d’artisans et commerçants se sont mis à en utiliser les services, engendrant une hausse significative du nombre de factures à traiter.

Aussi le Programme cherche-t-il un profil ADV expérimenté disposé à étendre le champ de ses compétences pour répondre à la répartition de travail suivante :

• 75% sur du travail d’ADV
• 25% sur du travail d’Office Manager

Le.la candidat.e disposera d’une formation complète et d’un soutien technique durant ses 1ères semaines de prise de poste pour assurer sa montée en compétences sur la partie Office Manager.

MISSION

En lien direct avec le directeur de programme et en collaboration avec toute l’équipe, vous serez garant·e de l’administration des ventes ainsi que du suivi administratif et financier du Programme.

Vous travaillerez en outre sur le suivi administratif et financier de l’association la Fabrique de la Logistique en collaboration avec sa déléguée générale.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

ADMINISTRATION DES VENTES (75%)

Suivi de paiement clients :

• Émission et envoi des factures, gestion des relances, suivi de règlement et émission des attestations CEE venant certifier leur bon règlement

Suivi de paiement des fournisseurs et prestataires :

• Ouverture de compte
• Vérification des Factures Justificatives de Tests (FJT) : incitation, code NAF, code postal, taille d’entreprise
• Mise à jour des Tableaux de Consolidation Solution (TCS) sur excel
• Vérification des Factures de Consolidation (FC)
• Contrôle et paiement des factures, gestion des relances
• Recueil et archivage des justificatifs comptables
• Souscriptions et résiliations

Suivi administratif et financier des appels à projets :

• Envoi des factures éligibles pour remboursement
• Gestion des conventions
• Constitution et dépôt de dossiers dans le cadre de potentiels nouveaux AAP

Identification et mise en place des outils et process pouvant améliorer l’efficacité de l’administration des ventes :

• Benchmark sur la possible automatisation de certaines opérations ou utilisation de nouveaux outils si pertinent

OFFICE MANAGEMENT (25%) :

Suivi de comptabilité courante :

• Lien avec le cabinet comptable, transmission des documents requis (factures et justificatifs, relevés bancaires, etc.)
• Relances équipe Marguerite pour récupération des justificatifs manquants
• Extraction et transmission des factures régulières telles que les abonnements (téléphonie, logiciels, etc.), les locations, honoraires, loyers, etc.
• Régularisation mensuelle FabLog <=> Marguerite (virement compte à compte après émission d’un justificatif de remboursement)
• Suivi de certification annuelle par le Commissaire Aux Comptes (CAC)
• Archivage des documents sur le Drive, suivi de nomenclature
• Suivi administratif et financier de la partie associative hors Programme Marguerite, en lien avec sa déléguée générale et son trésorier

Collecte, vérification et règlement des notes de frais :

• Mise à jour régulière des tableaux financiers et rapports de suivi budgétaire

Tenue du Fichier de suivi financier :

• Mise à jour du Tableau De Bord partagé (TDB)
• Élaboration du Point de suivi financier mensuel à l’intention du Bureau de la Fabrique de la Logistique
• Élaboration des Slides de suivi financier à l’intention des Comités opérationnels territoriaux et du Comité de pilotage Programme

Achats et relations bailleur :

• Achat de matériel & consommables
• Démarches bailleur (signature baux, états des lieux d’entrée et de sortie, réclamations, etc.)

Intégration et sortie des salarié·e·s et alternant·e·s :

• Suivi de signature de promesse d’embauche
• Élaboration et suivi de signature de contrat en lien avec le cabinet RH
• Commande et suivi de dotation matérielle (attribution & récupération)
• Suivi des accès informatiques et créations de comptes (ouverture & fermeture)
• Inscription à la médecine du travail et planification de la 1ère visite médicale, dispense, portabilité
• Inscription à la Mutuelle d’entreprise (Alan)
• Mise en place du Forfait Mobilités Durables (FMD)
• Mise à jour du Registre Unilatéral du Personnel (RUP)
• Démarches de fin de contrat (lettre de rupture de période d’essai, rupture conventionnelle, etc.)
• Élaboration et signature des documents de sortie en lien avec le cabinet RH

Suivi administratif des collaborateurs :

• Suivi des variables de paie mensuels, émission, vérification et paiement des bulletins en lien avec le cabinet RH (impacts Mutuelle, Forfait Mobilités Durables, défraiements, CP, RTT, etc.)
• Archivage des Déclarations Sociales Nominatives (DSN)
• Gestion des avenants contractuels
• Gestion des absences (arrêts maladie, absences exceptionnelles, etc.)

Interface avec le cabinet RH de La Fabrique de la Logistique pour assurer la conformité et le suivi des dossiers

Coordination de la logistique de quelques événements ponctuels (réservation de salle, traiteur, matériel, billets de train, hôtel)

Consignation des décisions prises en réunions d’équipe collectives dans les documents concernés